Au Centre de ressources pour les familles des militaires de Gagetown (CRFMG), nous  considérons la protection des renseignements personnels comme un aspect très important de nos tâches quotidiennes. Le code de protection des renseignements personnels constitue la norme selon laquelle le CRFMG recueille et utilise des renseignements personnels sur les membres des Forces canadiennes (FC) et leur famille. L’utilisation de renseignements personnels, dont l’information contenue dans la liste nominative directement fournie par les FC quand un militaire est affecté ou en déploiement, est nécessaire à la prestation des services autorisés aux militaires et à leur famille. Les renseignements personnels recueillis auprès des employés et des bénévoles du CRFMG ainsi que de tiers qui assurent la prestation de services, comme la garde d’enfants, seront aussi protégés.

But

La présente politique vise à faire en sorte que tous les renseignements recueillis auprès des membres de la communauté soient traités avec respect et ne soient utilisés que dans le contexte autorisé par ceux qui les ont divulgués.

De quelle façon le CRFMG respecte-t-il la vie privée des membres de notre communauté?

Quand vous visitez le site Web du CRFMG, nous ne recueillons pas automatiquement de renseignements personnels, comme votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique, ni auprès de vous ou ni par le truchement de votre ordinateur. Si vous nous fournissez votre adresse électronique, en nous envoyant une demande électronique par exemple, nous allons l’utiliser pour vous faire parvenir l’information que vous avez demandée, un point c’est tout.

Quand nous voudrons recueillir des renseignements personnels, nous vous demanderons votre consentement. De plus, nous vous informerons de la raison pour laquelle nous recueillons de tels renseignements et vous pourrez exercer votre droit d’accès à ces derniers.

Confidentialité au CRFMG

Collecte et utilisation de renseignements personnels

Le CRFMG ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour fournir l’information ou le service demandé. Pour ce qui est des programmes pour enfants et jeunes, comme les services de garde d’enfants, le programme de camps d'été, le service de garde occasionnelle, etc., une grande partie des renseignements recueillis pour l’inscription régie par les règles provinciales sur la délivrance d’un permis pour les services de garde d’enfants et vise à fournir des soins exemplaires à vos enfants. L’information est confidentielle et ne sera divulguée que pour assurer la sécurité des enfants (dans le cas d’urgences médicales ou conformément à la législation provinciale). 

Nous ne communiquerons aucun renseignement de nature personnelle ou confidentielle à une personne ou à une organisation sans avoir obtenu votre permission formelle :

• Nous ne sommes pas tenus de révéler le nom des participants à un programme aux autorités des FC.
• La participation des membres des FC à nos programmes n’aura aucune conséquence négative sur leur carrière.
• En ce qui concerne les programmes et les services de counselling, nous ne discutons des dossiers avec personne sans avoir obtenu votre permission formelle.
• Les renseignements recueillis nous permettrons d’améliorer les services et le soutien dispensés aux membres de la communauté qui utilisent nos programmes et services.
• Nous ne divulguerons aucun renseignement à moins que la législation l’exige ou que vous ne nous donniez votre consentement écrit ou verbal.  

Voici une brève description des dix principes de protection des renseignements personnels que nous avons adoptés et auxquels nous adhérons afin de respecter la vie privée des gens et d’atteindre les objectifs en matière de protection des renseignements personnels du CRFM. 

Principe 1 – Responsabilisation

Le CRFMG est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés. La directrice générale du CRFMG doit veiller à ce que le Centre respecte les principes suivants.

Principe 2 – Détermination du but

Le CRFMG doit déterminer dans quel but les renseignements personnels sont recueillis avant de procéder à la collecte de l’information.

Principe 3 – Consentement

Les personnes visées doivent être informées et donner leur consentement pour que le CRFMG puisse recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels qui les concernent, sauf lorsqu’une telle démarche est contre‑indiquée. Le CRFMG définit le consentement informé comme le consentement donné par une personne qui est informée de la situation, de vive voix ou par écrit, et qui connaît exactement dans quel but des renseignements personnels la concernant sont recueillis et utilisés.

Principe 4 – Collecte limitée

La collecte de renseignements personnels doit être limitée à ceux qui permettent d’atteindre le but déterminé par le CRFMG. Les renseignements doivent être recueillis de façon juste et légitime. Les renseignements personnels recueillis pour vérifier l’identité d’une personne ne serviront qu’à cette fin.

Principe 5 – Utilisation, divulgation et conservation limitées

Les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou divulgués que pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque les personnes visées donnent leur consentement ou que la législation l’exige. Ces renseignements ne doivent être conservés que pendant le temps nécessaire pour atteindre le but fixé.

Principe 6 – Exactitude

Les renseignements personnels doivent être les plus exacts, complets et actuels possible pour atteindre le but fixé. Le CRFMG actualisera régulièrement les renseignements personnels selon le but pour lequel ils ont été recueillis (p. ex., actualisation des listes d’envoi, des listes de numéros de téléphone, etc.).

Principe 7 – Mesures de protection

Les renseignements personnels sur papier sont gardés dans des classeurs verrouillés alors que les renseignements personnels électroniques sont emmagasinés dans des ordinateurs dont l’accès est assujetti à des mesures de sécurité élevées et à des mots de passe. L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes concernées et autorisées.

Principe 8 – Transparence

Le CRFMG doit mettre à la disposition des gens de l’information précise sur les politiques et les procédures liées à la gestion des renseignements personnels.

Cette information doit comprendre :

• La façon de communiquer avec le directeur exécutif du CRFMG qui est en mesure de répondre à des questions sur le but de la collecte de renseignements personnels.
• La façon dont une personne peut avoir accès aux renseignements personnels la concernant.
• Une description, sur demande, du type de renseignements personnels gardés par le CRFMG.
• La marche à suivre pour déposer une plainte sur les pratiques liées aux renseignements personnels appliquées au CRFMG.

Principe 9 – Accès personnel

Sur demande, un militaire ou sa famille, un membre du personnel du CRFMG ou un tiers doit être informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant et doit y avoir accès. Une personne doit pouvoir remettre en question l’exactitude et l’intégralité des renseignements et demander à ce qu’ils soient modifiés au besoin.
Le CRFMG donnera suite à une demande d’accès personnel dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande, à moins qu’une prolongation du délai ne soit permise. Avant que le CRFMG ne lui rende compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels, le demandeur pourrait devoir fournir suffisamment de renseignements ou une pièce d’identité avec photo à des fins de vérification. 

Principe 10 – Remise en cause du respect des principes

Un militaire ou sa famille, un membre du personnel du CRFMG ou un tiers doit pouvoir remettre en cause le respect des principes susmentionnés auprès du directeur exécutif, qui est chargé de les appliquer.

Comment présenter une plainte?

Vous pouvez présenter une plainte sur le code de protection des renseignements personnels en français ou en anglais au CRFMG en communiquant avec le directeur exécutif au numéro de téléphone suivant : (506) 422-2000, poste 3352. Veuillez acheminer les plaintes écrites à l’adresse suivante :

Centre de ressources pour les familles des militaires de Gagetown
A-45 ave. St. Lawrence
Oromocto, (Nouveau-Brunswick),  E2V 4J5
À l’attention de la directrice générale

1. Le directeur exécutif du CRFMG reçoit les plaintes sur le code de protection des renseignements personnels.
2. Le directeur exécutif du CRFMG accuse réception de la plainte dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception.
3. Le directeur exécutif du CRFMG mène une enquête sur la plainte dans les 30 jours ouvrables. Pendant cette période, le directeur exécutif pourrait communiquer avec le plaignant afin d’obtenir des précisions et des renseignements.
4. Les conclusions de la plainte sont communiquées au plaignant par écrit dans les 30 jours ouvrables suivant l’accusé de réception, à moins que d’autres dispositions n’aient été prises avec celui-ci.
5. Lorsque la plainte est justifiée, des mesures adéquates sont prises pour corriger la situation ainsi que les pratiques et les politiques au besoin. Les changements sont communiqués aux membres du personnel concernés.

La protection des renseignements personnels vous concernant nous tient à cœur. Si vous avez des questions sur notre code de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous.